1/ Fixer un nombre cible de participants:

Certes, vous n’aurez pas besoin de réserver des tables ou de vous rendre en voiture dans un lieu donné comme dans le cas d'un salon de l'emploi physique, mais un événement de recrutement virtuel exige tout de même beaucoup de préparatifs.

Pour commencer, vous devrez vous fixer un objectif quant au nombre de participants que vous souhaitez accueillir à votre événement..

Scott Bonneau, vice-président de la division “Global Talent Attraction” chez Indeed recommande en effet aux employeurs de multiplier par trois le nombre de rôles qu'ils souhaitent remplir afin de trouver un nombre cible de participants. Ensuite, ils devraient multiplier le nombre de participants par cinq pour trouver un nombre cible de RSVP, car tous les RSVP ne sont pas garantis.

Par exemple, si une entreprise essaie de remplir 20 rôles, elle doit viser au moins 60 participants et 300 RSVP.

 2/ Promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux

Le succès de votre événement de recrutement dépendra du nombre de participants, alors assurez-vous de faire un large effort de promotion pour pouvoir atteindre vos objectifs.

Cela peut signifier la création d'annonces ciblées sur des sites d'emploi comme Indeed, mais cela pourrait aussi signifier promouvoir l'événement par le biais de plateformes de médias sociaux et la page de votre entreprise, et en assurant le suivi des RSVP par un texte ou un courriel en guise de rappel de l'événement.

M. Cruzvergara, vice-président de l'enseignement supérieur et de la réussite des étudiants chez Handshake, recommande également aux employeurs d'aller au-delà des moyens conventionnels de diffusion et de réfléchir aux moyens d'atteindre les étudiants et les jeunes diplômés après l'événement lui-même.

"Pas tous les étudiants auront accès à votre événement en direct", a déclaré M. Cruzvergara. "Pensez-vous à enregistrer votre session ? Envisagez-vous de l'afficher sur votre site web ? Pensez-vous à d'autres moyens pour atteindre les étudiants, que ce soit par le biais d'ambassadeurs ou de messages ?

3/ Préparer un contenu engageant

Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez présenter votre entreprise aux candidats et planifiez vos actions en ce sens.

Outre une présentation virtuelle formelle, vous pouvez également envisager d'organiser des entretiens informationnels individuels avec les participants ou d'organiser votre événement de recrutement sous forme de questions-réponses ou de tables rondes. Selon M. Cruzvergara, les panels et les questions-réponses ont connu un succès particulier en raison de leur caractère informel.

Assurez-vous que vos sujets de discussion sont prêts à être abordés et soyez prêt à répondre aux questions difficiles des candidats potentiels. Selon M. Cruzvergara, les questions relatives à la diversité et à l'inclusion dans l'entreprise sont particulièrement importantes pour les chercheurs d’emploi aujourd'hui.

"Les organisations et les entreprises doivent être prêtes à répondre à des questions difficiles", a déclaré M. Cruzvergara. "Ils devraient être prêts à parler de la constitution de leur organisation et comment ils envisagent de rendre leur lieu de travail plus inclusif".

4/ Faire le suivi

Si vous vous êtes suffisamment préparé avant l'événement, vous n'aurez pas besoin de vous précipiter pour établir un programme solide le moment venu. Mais il est toujours utile de vérifier votre connexion avant l'événement et de vous assurer que vous ne rencontrerez pas de problèmes techniques.

"Nous recommandons aux employeurs de faire les choses simplement : assurez-vous que vous vous trouvez dans une pièce calme et confortable pour mener les entretiens", a déclaré M. Bonneau. "Et puis, il s'agit surtout de s'engager réellement avec les candidats".

Faites attention au temps lorsque vous organisez votre événement afin que les délais prévus pour les entretiens ne se prolongent pas et ne laissent pas les autres participants en attente.

5/ Prendre contact avec les participants après l’événement

Le travail ne s'arrête pas une fois que vous avez terminé votre événement.

Vous devrez également assurer le suivi auprès des participants à votre événement, et même avec les personnes qui n'ont pas assisté à l'événement. Les données d'Indeed montrent que les employeurs qui envoient des messages automatisés aux candidats peuvent entraîner une augmentation de 17 % du nombre des entretiens en moyenne.

Et une fois que vous avez identifié un participant qui pourrait convenir, faites-le savoir. En effet, 18 % des demandeurs d'emploi ont déclaré que leur confiance dans une entreprise était minée lorsqu'ils n'avaient pas de nouvelles des recruteurs pendant plus d'une semaine après l'entretien.

Et notez comment vous avez atteint vos objectifs pour pouvoir vous y référer plus tard. Ces données vous aideront à optimiser encore davantage votre événement la prochaine fois! 

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